ATA EXTRATO DE SESSÃO PLENÁRIA
RESOLUÇÃO Nº 09/2020
Aprova os procedimentos para a digitalização emergencial de processos no âmbito do Tribunal de Contas do Município de São Paulo e dá outras providências.
O TRIBUNAL DE CONTAS DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições constitucionais, legais e regimentais,
CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar as medidas para a reduça?o dos riscos de propagação da COVID-19 e para preservação da saúde dos servidores e dos demais colaboradores;
CONSIDERANDO que o § 4.º do art. 6.º da Resolução n.º 314, de 20/04/2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), apresenta aos tribunais a possibilidade de virtualizar seus processos físicos por meio de digitalização integral, de modo que passem, então, a tramitar na forma eletrônica;
CONSIDERANDO o plano de retomada do trabalho presencial, de forma consciente e gradativa, deste Tribunal de Contas,
RESOLVE:
Art. 1º Autorizar, mediante a digitalização integral, a virtualização dos processos físicos em tramitação no TCMSP, que, após sua inserção no e-TCM, passarão a tramitar exclusivamente na forma eletrônica, excetuando:
I – processos cuja fase de instrução foi concluída, aguardando inserção em pauta ou reinclusão, exceto se houver pedido de vista e cópia autorizada pelo Conselheiro Relator;
II – processos julgados, que estejam aguardando publicação do acórdão ou da decisão, ou na fase de confecção de comunicação processual do acórdão ou da decisão, ou aguardando o trânsito em julgado;
III – processos do tipo “aposentadoria” ou “pensão”;
IV – processos de natureza administrativa do TCMSP.
§ 1º Os processos de que trata o caput deverão ser gradativamente digitalizados, tendo prioridade na digitalização aqueles:
I – processos com pedido de vista e cópia;
II – processos nos quais houve adoção de medidas urgentes durante o período de suspensão da tramitação de processos físicos, conforme disposto no parágrafo único do art. 2º da Portaria TCM nº147/2020;
III – processos na Unidade Técnica de Ofícios e na Unidade Técnica de Cartório, Cadastro e Arquivo, em fase de instrução;
IV – processos com recursos interpostos a partir da retomada dos prazos processuais;
V – processos em fase de instrução, de acordo com cronograma a ser estabelecido em cada área e aprovado pela Secretaria Geral.
§ 2º A digitalização dos processos constituídos de até 3 (três) volumes será realizada obrigatoriamente pelos servidores da unidade em que se encontram, com os próprios equipamentos, seguindo as instruções de qualidade de resolução definidas no “Manual para digitalização emergencial de processos”, exceto os processos localizados na Unidade Técnica de Ofícios e na Unidade Técnica de Cartório, Cadastro e Arquivo, que serão atendidas pelo serviço de reprografia.
§ 3º Os processos com mais de 3 (três) volumes poderão: (i) ser digitalizados nas próprias Unidades; (ii) ser enviados para digitalização pelo serviço de reprografia do Tribunal, organizado pela Subsecretaria Administrativa, de acordo com as prioridades estabelecidas no § 1º deste artigo e conforme a sua capacidade de atendimento da demanda.
§ 4º Após a digitalização, a conferência deverá ser feita por servidor lotado na área de localização do processo, que assinará “Termo de digitalização de autos físicos”, constante no Anexo 2 desta Resolução, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
§ 5º Os Gabinetes dos Conselheiros e a Subsecretaria de Fiscalização e Controle poderão organizar em suas próprias áreas a digitalização dos processos físicos em seus estoques, de acordo com suas prioridades, exceto os processos com pedidos de vista e cópia que serão obrigatoriamente digitalizados antes de serem encaminhados para a Unidade de Cartório, Cadastro e Arquivo.
§ 6º O Conselheiro Relator ou Juiz Singular poderá requisitar de outras Unidades os processos físicos no âmbito de suas relatorias para organizar em seus próprios Gabinetes a digitalização, incluindo os processos excetuados nos incisos de I a IV do art. 1º desta Resolução.
§ 7º A partir de 15/10/2020, não será permitida a tramitação interna de processos físicos, sendo obrigatória a digitalização antes do envio para outra Unidade, exceto os casos previstos nos incisos de I a IV do art. 1º desta Resolução.
Art. 2º Aprovar, na forma dos anexos desta Resolução, os procedimentos gerais e o “Manual para digitalização emergencial de processos” no âmbito do Tribunal de Contas do Município de São Paulo.
Parágrafo único. Os procedimentos e o manual para a digitalização de que tratam os anexos desta Resolução, bem como o prazo previsto no § 7º do art. 1º desta Resolução, serão revisados periodicamente, mediante aprovação da Secretaria Geral.
Art. 3º Para atendimento da demanda técnica necessária para cumprimento desta Resolução, ficam as unidades competentes deste Tribunal encarregadas de promover os estudos pertinentes para:
a) ampliação da capacidade da infraestrutura tecnológica para o armazenamento de dados;
b) ampliação da capacidade das impressoras multifuncionais e scanners disponíveis em outsourcing;
c) contratação de empresa especializada para operacionalizar a digitalização total do estoque de processos físicos em tramitação no TCMSP.
Art. 4º Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Plenário Conselheiro “Paulo Planet Buarque”, 8 de julho de 2020.
a) JOÃO ANTONIO – Conselheiro Presidente; a) ROBERTO BRAGUIM – Conselheiro Vice-Presidente; a) EDSON SIMÕES – Conselheiro Corregedor; a) MAURICIO FARIA – Conselheiro; a) DOMINGOS DISSEI – Conselheiro.
Anexo 1
Orientações gerais para a digitalização
1. O processo deverá ser digitalizado na íntegra em formato PDF, com seus anexos, se houver, à exceção das capas, mesmo que outras peças eletrônicas produzidas no Tribunal já estejam anexadas ao e-TCM, para preservar a sequência lógica original e facilitar a consulta posterior.
2. O processo digitalizado será inserido ao final, na íntegra, pela unidade de localização do processo, utilizando exclusivamente o tipo de ato “PROCESSO DIGITALIZADO”, criado especificamente para a presente situação.
3. Após a digitalização, o servidor que realizar a conferência será responsável pelo preenchimento e assinatura, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, do “Termo de digitalização de autos físicos”, constante no Anexo 2 desta Resolução, que deverá ser anexado no e-TCM como tipo de ato “Termo de digitalização de autos físicos”.
4. Os documentos originais em papel deverão ser encaminhados ao Arquivo do TCMSP, localizado no prédio do Anexo I, acompanhados do formulário constante do Anexo 3, em duas vias, preenchidas e assinadas. O material enviado será conferido com a descrição no formulário, retornando-se ao emitente uma via assinada, acusando o recebimento.
5. Os documentos originais em papel permanecerão armazenados em guarda temporária na Unidade Técnica de Cartório, Cadastro e Arquivo, por prazos a serem estabelecidos. Findo o prazo de guarda, os documentos físicos restantes serão eliminados definitivamente.
Publicado no DOC de 14/07/2020 – pp. 66 e 67
