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PORTARIA CONJUNTA Nº 001/SMG/SMIT/2018

 

Estabelece normas e procedimentos de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, instituído por efeito do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, revoga a Portaria SMG nº 61, de 27 de novembro de 2015, e dá providências correlatas.

 

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE GESTÃO e o SECRETÁRIO MUNICIPAL DE INOVAÇÃO E TECNOLOGIA, no uso das atribuições que lhes são conferidas por lei,

 

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 14.141, de 27 de março de 2006, bem como no Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, que dispõem sobre o processo administrativo na Administração Pública Municipal;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017, que dispõe sobre a Política de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo;

CONSIDERANDO o teor da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regulamenta o acesso à informação garantido pelos artigos 5º, XXXIII, 37, § 3º, III e 216, § 2º da Constituição Federal, e o Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012, que provê a regulamentação do tema no âmbito do Município;

CONSIDERANDO a necessidade de modernização dos procedimentos administrativos, bem como de sua transparência, sua eficiência e sua abertura ao controle pela população e pelos órgãos de controle interno e externo;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentação dos procedimentos a serem observados no âmbito do processo eletrônico, conforme o disposto no Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, que institui o Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito da Administração Pública Municipal Direta, Autárquica e Fundacional e das Empresas Públicas Municipais;

 

RESOLVE M:

 

Art. 1º Ficam estabelecidos, nos termos da presente Portaria, as normas gerais e os procedimentos de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, instituído pelo Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, como sistema oficial de documentos e processos eletrônicos no âmbito da Administração Pública Municipal Direta, Autárquica e Fundacional e das Empresas Públicas Municipais.

CAPÍTULO I

DEFINIÇÕES

Art. 2º Para fins desta Portaria, considera-se:

I - arquivo corrente: conjunto de documentos em trâmite, tendo suas informações registradas em qualquer suporte, seja ele físico ou digital, que é objeto de atualização e consultas frequentes pela Administração;

II - autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação, ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;

III - base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;

IV - bloco de assinatura: recurso do SEI que permite o agrupamento de documentos para assinatura em lote por usuário de uma ou mais unidades;

V - captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais e à anexação de documento digital no SEI;

VI - código CRC (Cyclic Redundancy Check ou verificação de redundância cíclica): código utilizado no procedimento de conferência da autenticidade de documentos assinados eletronicamente;

VII - Credencial de Segurança: credencial gerada no SEI que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso Sigiloso;

VIII - credenciamento de acesso: cadastro prévio para utilização do SEI;

IX - detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo se encontra aberto e passível de inserção de novos documentos;

X - disponibilização de acesso externo: recurso do SEI que permite oferecer ao indivíduo não integrante dos quadros da Prefeitura do Município de São Paulo o acesso integral ou parcial a um processo restrito ou sigiloso, por período determinado, e cuja utilização é regulada por esta Portaria;

XI - documento arquivístico: aquele produzido e/ou recebido por órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

XII - documento digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico;

ou

b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

XIII - documento externo: documento digital de origem externa ao SEI, ou seja, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido no âmbito da Administração Pública Municipal ou por ela recebido;

XIV - documento interno: documento nato digital gerado diretamente no SEI;

XV - Número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial, gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento no âmbito do sistema;

XVI - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

XVII - Portable Document Format (PDF): formato de arquivo desenvolvido para representar documentos de maneira independente do aplicativo, configuração de infraestrutura ou sistema operacional utilizado.

XVIII - requerimento eletrônico: envio, diretamente por usuário externo previamente cadastrado, de documentos digitais, visando a formar novo processo ou a compor processo já existente, por meio de formulário específico disponibilizado diretamente no SEI ou em sistemas integrados.

XIX - sobrestamento de processo: interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação formal;

XX - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das coordenadorias, departamentos, divisões, áreas, setores, núcleos, equipes ou quaisquer divisões ou subdivisões hierárquicas incluídas no sistema, conforme definido pelo Órgão Gestor;

XXI - usuário externo: pessoa física não pertencente aos quadros da Prefeitura do Município de São Paulo que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI para consulta ou prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa física;

XXII - usuário interno: agente integrante dos quadros da Administração municipal direta ou indireta.

CAPÍTULO II

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 3º O SEI é um sistema de gestão de processos administrativos e documentos eletrônicos e contempla, entre outras, as seguintes funcionalidades:

I - assinatura eletrônica de documentos;

II - registro, autuação, instrução e gestão de informações, documentos e processos administrativos;

III - divulgação de informações para pessoas, órgãos ou entidades interessados em determinado processo.

§ 1º Em razão da natureza das informações, há funcionalidades do SEI cujo acesso é exclusivo para usuários internos.

§ 2º A incorporação de funcionalidades ao SEI será realizada gradualmente em função de sua disponibilidade tecnológica e de alterações normativas.

Art. 4º Competem à Secretaria Municipal de Gestão as atribuições de Órgão Gestor do SEI, nos termos do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015.

Art. 5º Compete aos órgãos e entidades da Administração Municipal a gestão dos arquivos correntes em seus respectivos âmbitos.

§ 1º Os documentos em trâmite devem ser mantidos no arquivo corrente, para fins de conferência com o original e cumprimento do prazo do ciclo de vida do documento conforme Tabela de Temporalidade Parcial vigente e, após o encerramento da fase corrente do documento, caso necessário, devem ser enviados para o Arquivo Administrativo.

§ 2º Os órgãos e entidades deverão manter equipamentos de digitalização com a finalidade de atender às necessidades de digitalização de processos e documentos avulsos, com vistas a sua conversão para processo eletrônico no SEI, quando necessário.

CAPÍTULO III

CREDENCIAMENTO DE ACESSO

Art. 6º Para utilização do SEI é necessário:

I - solicitação efetuada pelo administrador local ou chefe de gabinete, quando se tratar de usuário interno;

II - solicitação efetuada por meio do aplicativo “Senha Web”, nos termos as Portarias SF 46/2006 e 222/2007, quando se tratar de usuário externo; ou

III - solicitação efetuada por meio do módulo de cadastramento de usuário externo do SEI, quando dispensada a exigibilidade de utilização da “Senha Web”, em se tratando de usuário externo.

§ 1º A exigibilidade de utilização do aplicativo “Senha Web” será informada no âmbito do próprio SEI e também em sítio eletrônico da Prefeitura do Município de São Paulo.

Art. 7º O cadastro como usuário externo do interessado ou de seus representantes é obrigatório para:

I - pessoas físicas ou jurídicas que participem ou tenham interesse em participar, em qualquer condição, de processos de licitação, chamamento ou credenciamento público, ou que tenham celebrado ou pretendam celebrar contratos, parcerias ou instrumentos congêneres com a Administração Municipal Direta e Indireta; e,

II - pessoas físicas ou jurídicas interessadas em processos administrativos cuja autuação se dê em meio eletrônico, por meio do SEI, e nesse âmbito pretendam apresentar requerimentos, na forma prevista por esta Portaria.

§ 1º A partir do cadastro do usuário externo, todos os atos de comunicação processual entre a Administração e a entidade representada, além de publicados em Diário Oficial quando a legislação assim o exigir, dar-se-ão por meio eletrônico.

§ 2º A Administração não poderá proceder à protocolização ou internalização de documentos por meio diverso, exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade ou à instrução do processo, ou quando houver exceção prevista em instrumento normativo próprio, ficando vedada a recusa imotivada de documentos pela Administração, independentemente do suporte em que se apresente.

§ 3º Enquanto não implantadas funcionalidades de controle de representação das pessoas jurídicas por usuários externos no SEI, as pessoas jurídicas deverão indicar, por requerimento que trate exclusivamente deste tema, até 5 (cinco) representantes cadastrados para o recebimento das intimações que lhes devam ser dirigidas.

Art. 8º O cadastro importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na Administração Pública Municipal, conforme previsto nesta Portaria e em demais normas aplicáveis, habilitando o usuário externo a:

I - submeter requerimentos eletronicamente;

II - acompanhar os processos em que requerer ou aos quais lhe tenha sido concedido acesso externo;

III - ser convocado quanto a atos processuais ou para apresentação de informações ou documentos complementares; e,

IV - assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a Administração, observada a legislação vigente.

Parágrafo único. O disposto neste artigo poderá se dar por meio de sistemas de informação integrados ao SEI.

Art. 9º É de responsabilidade do usuário interno:

I - cumprir os deveres referentes ao acesso à informação e à proteção da informação sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;

II - acessar e utilizar as informações do sistema no estrito cumprimento de suas atribuições profissionais;

III - manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;

IV - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar da estação de trabalho, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

V - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para os quais esteja habilitado.

Parágrafo único. Presumir-se-ão de autoria do usuário interno os atos praticados com lastro em sua identificação e senha pessoal.

Art. 10. É de responsabilidade do usuário externo:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;

II - a atualização dos seus dados cadastrais;

III - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de requerimento e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;

IV - a confecção do requerimento e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

V - a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de requerimento eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados à Administração para qualquer tipo de conferência;

VI - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento dos requerimentos e dos documentos transmitidos eletronicamente;

VII - a realização, por meio eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais com a Administração, sendo vedada a recusa imotivada de documentos pela Administração, que deverá digitalizar e capturar para o SEI documentos eventualmente submetidos em suporte físico;

VIII - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo;

IX - a consulta periódica ao SEI ou ao sistema por meio do qual se efetivou o requerimento eletrônico, a fim de verificar o recebimento de comunicações;

X - as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas; e,

XI - a observância dos relatórios de interrupções de funcionamento previstos nesta Portaria.

§ 1º Presumir-se-ão de autoria do usuário externo os atos praticados com lastro em sua identificação e senha pessoal.

§ 2º A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI ou de sistema integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.

Art. 11. O descredenciamento de usuário externo dar-se-á:

I - por solicitação expressa do usuário ou do órgão ou entidade por ele representados;

II - em razão do descumprimento das condições regulamentares que disciplinam sua utilização; ou,

III - a critério da Administração, mediante ato motivado.

CAPÍTULO IV

PERFIL DE ACESSO

Art. 12. O usuário interno pode autuar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI, de acordo com seu perfil de acesso e suas competências funcionais.

Parágrafo único. Estagiários e colaboradores não pertencentes ao quadro de servidores públicos somente poderão assinar documentos no SEI quando acompanhados por servidor público competente.

Art. 13. O usuário externo pode acessar processos e assinar documentos internos no sistema cujo acesso for autorizado por usuário interno.

Art. 14. A atribuição do perfil de acesso de usuário interno sempre é vinculada a sua(s) unidade(s) de trabalho e deve ser solicitada ao Órgão Gestor pelo administrador local, podendo o Órgão Gestor delegar esta atividade ao administrador local a partir da implementação de módulo de atribuição de perfil descentralizado.

Art. 15. No caso de transferência de lotação do usuário interno, a chefia imediata da nova unidade deve solicitar ao administrador local a definição de novo perfil de acesso, bem como a revogação do perfil de acesso anterior.

Parágrafo único. O usuário interno poderá estar associado a mais de uma unidade no SEI, devendo o perfil de acesso ser compatível com as atribuições do usuário em cada unidade.

CAPÍTULO V

ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 16. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI têm sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

I - assinatura cadastrada, baseada em cadastramento ou credenciamento prévio de usuário, com fornecimento de nome de usuário e senha; ou

II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

§ 1º Em caso de indisponibilidade ou impossibilidade técnica, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória, e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI, devendo justificar o ocorrido por meio de documento interno assinado eletronicamente por servidor ou autoridade competente.

§ 2º A senha de acesso ao sistema é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em sítio eletrônico da Prefeitura do Município de São Paulo, a partir de instruções que constam no rodapé dos documentos assinados eletronicamente e mediante utilização do Código Verificador e do CRC do respectivo documento.

§ 4º É permitido ao usuário interno utilizar certificado digital emitido pela ICP-Brasil adquirido por meios próprios, desde que possua características compatíveis com as disposições desta Portaria, não sendo cabível, nesta hipótese, o ressarcimento pela Administração dos custos havidos.

§ 5º A prática de atos assinados eletronicamente implica a aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e a responsabilidade do usuário pela utilização indevida da assinatura eletrônica.

CAPÍTULO VI

PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I

Disposições Gerais

Art. 17. O procedimento, no âmbito da Administração Pública Municipal, para recebimento, autuação e tramitação de processos e documentos, independentemente da natureza do suporte que os contém, deve observar o disposto na Lei Municipal nº 14.141, de 27 de março de 2006, bem como no Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, ressalvados os requisitos específicos ao meio eletrônico estabelecidos nesta Portaria.

§ 1º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processos em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, juntada de folhas de informação, carimbos e aposição de etiquetas.

§ 2º A autuação de processo eletrônico será realizada por qualquer unidade do sistema, dispensando-se requerimento de autuação.

§ 3º Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.

§ 4º Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem, na forma estabelecida nesta Portaria, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 5º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais ou digitalizados por meio de requerimento eletrônico.

§ 6º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados na forma do §5º será necessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos §§8º e 9º deste artigo.

§ 7º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do §5º são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.

§ 8º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início ao procedimento de verificação do documento objeto da controvérsia.

§ 9º A Administração Pública Municipal poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever os atos praticados, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias, do original em papel de documento digitalizado no âmbito da Administração ou enviado por usuário externo eletronicamente.

Art. 18. O processo eletrônico no SEI deve ser criado e mantido de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos metadados e campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

I - ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;

II - possibilidade de vinculação entre processos;

III - publicidade das informações como preceito geral e o sigilo, como exceção;

IV - atribuição individual de nível de acesso a cada documento, considerando a sensibilidade das informações nele contidas, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.

Parágrafo único. Mediante a concessão justificada de perfil especial no SEI, será permitido alterar a sequência de apresentação dos documentos inseridos na árvore do processo, mantendo-se o registro cronológico de todas as inclusões e alterações da instrução processual no histórico de andamento do respectivo processo, sendo vedada a utilização não justificada desse recurso.

Art. 19. Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto quando:

I - tal medida for tecnicamente inviável;

II - houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, nos termos do Art. 16, § 1º; ou,

III - existir previsão de exceção em instrumento normativo próprio.

Art. 20. As áreas responsáveis pelos processos administrativos da Administração Pública Municipal devem:

I - quando necessário, alterar o tipo de cada processo que tramitar por sua unidade, com vistas a corrigir eventuais erros de classificação, observadas as normas de gestão documental vigentes;

II - criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

III - revisar, imediatamente, o nível de acesso Restrito decorrente de protocolização de documento de procedência externa;

IV - revisar, obrigatoriamente, o nível de acesso Restrito de Documento Preparatório logo após a decisão subsequente;

V - analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área; e,

VI - revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando seu acesso.

§ 1º É permitida a criação, no SEI, de unidades de trabalho correspondentes a núcleos, divisões e equipes atuantes no âmbito de uma unidade administrativa existente na estrutura hierárquica da Administração, mediante solicitação justificada ao Órgão Gestor do SEI.

§ 2º O servidor responsável pelas unidades de trabalho a que se refere o §1º será a própria chefia da unidade administrativa em que se encontra o núcleo, divisão ou equipe, ou servidor por ela designado.

Seção II

Produção de Documentos

Art. 21. Os documentos digitais em formato de texto produzidos no âmbito da Administração Pública Municipal, tais

como despachos, encaminhamentos, pareceres e demais atos do processo, devem ser elaborados por meio do editor de textos do SEI, observando o que segue:

I - os documentos gerados receberão Número SEI e, quando aplicável, Número de Documento próprio da unidade, externo ao SEI;

II - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em conformidade com a legislação vigente;

III - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; e,

IV - os documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ter o respectivo processo tramitado somente depois da assinatura de todos os responsáveis, devendo ser utilizado o recurso do bloco de assinatura para este fim, caso os usuários estejam lotados em unidades distintas;

V - quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos do SEI, no momento de sua captura deve ser utilizado o formato “Portable Document Format (PDF)”.

§ 1º É permitida a inserção e consulta de documentos e peças processuais que consistam em planilhas eletrônicas em seus formatos originais.

§ 2º É permitida a inserção de arquivos de texto simples (formato TXT) para encaminhamento às áreas de publicação de matérias no Diário Oficial da Cidade de São Paulo.

§ 3º Os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata por servidores da Administração Pública Municipal e terceiros poderão ser formalizados em meio físico e posteriormente digitalizados e capturados como documentos externos para o SEI.

§ 4º O documento externo, ao ser inserido no processo eletrônico, deve ser autenticado com senha pessoal, ou assinatura digital, ou referenciado por meio de seu Número SEI em um documento interno juntado subsequentemente.

§ 5º Documentos digitais de áudio, vídeo, plantas ou outros formatos cuja manutenção de suas funcionalidades seja determinante para a instrução processual poderão ser capturados para o SEI nos formatos originais, previamente liberados no sistema pelo Órgão Gestor, incluídos os arquivos em formatos compactados.

§ 6º É vedada a captura de documentos digitais protegidos por senha.

Art. 22. O tamanho máximo individual de arquivos capturados para o SEI como documentos externos é de 50 (cinquenta) megabytes, podendo o Órgão Gestor alterar esse limite diretamente no sistema, mediante solicitação justificada.

§ 1º Documentos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o caput devem ser mantidos em mídia digital, a qual deverá ser identificada com o Número SEI relativo ao Termo de Guarda de Mídia inserido no processo correspondente.

§ 2º A mídia a que refere o § 1º será encaminhada para a área responsável pelo processo para análise e posterior arquivamento, conforme o caso.

Seção III

Recepção, Digitalização, Captura, Devolução, Eliminação e Guarda de Documentos

Art. 23. É vedada à Administração a recusa imotivada de recebimento de documentos, devendo o servidor orientar o interessado quanto ao suprimento de eventuais falhas, nos termos do § 1º do art. 10 da Lei Municipal nº 14.141, de 27 de março de 2006.

§ 1º Observado o caput, documentos em papel cujas dimensões ultrapassem o tamanho A3, de 297 milímetros por 420 milímetros, deverão ser apresentados pelo interessado em formato eletrônico, em arquivos cuja extensão será liberada diretamente no sistema.

§ 2º A fim de garantir o atendimento tempestivo de exigências formuladas por intermédio de intimações, notificações e comunicados expedidos pela Administração, bem como de garantir o exercício ou a defesa de direitos pelos cidadãos, será autorizado o recebimento de documentos em papel que ultrapassem as dimensões especificadas no § 1º deste artigo, concedendo-se nesta hipótese o prazo de 5 (cinco) dias úteis para saneamento, consistente na substituição do documento protocolizado em papel por documento equivalente em formato eletrônico.

Art. 24. O recebimento de documentos para inserção no sistema será efetuado nos setores de protocolo dos respectivos órgãos e entidades.

Art. 25. A recepção de documentos em formato eletrônico pelas unidades de protocolo observará os seguintes requisitos:

I - os arquivos eletrônicos deverão ser apresentados em “Compact Disc (CD)”, “Digital Versatile Disc (DVD)” ou dispositivo de armazenamento removível com interface por barramento serial universal (USB ou “Universal Serial Bus”), sendo admitida a utilização de correio eletrônico, a ser normatizada

pelas unidades administrativas;

II - as mídias devem ser aprovadas por software antivírus utilizado nas unidades de protocolo.

Parágrafo único. A recepção de documento em formato eletrônico previamente liberado pelo Órgão Gestor do SEI está condicionada à verificação de integridade do arquivo entregue em formato digital, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da entrega.

Art. 26. O documento apresentado em formato eletrônico será copiado no ato do protocolo, devolvendo-se ao interessado a mídia física utilizada.

Art. 27. A recepção de documentos em papel deve ser realizada com o devido registro da data de recebimento no corpo do documento antes de sua digitalização, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da entrega.

Art. 28. A digitalização para o SEI pela Administração deverá observar os seguintes procedimentos:

I - o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável;

II - os documentos referentes ao mesmo processo poderão ser digitalizados em um único arquivo eletrônico até o tamanho máximo estabelecido pelo Art. 22.

III - caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere o limite de tamanho estabelecido pelo Art. 22, o arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles exceda o limite.

Art. 29. Todo documento que for digitalizado deve ser submetido a procedimento de conferência por servidor público.

§ 1º A informação de que o documento oriundo da digitalização confere com o que foi digitalizado deverá ser feita por meio de documento interno, contendo referência a seu Número SEI.

§ 2º A conferência prevista no caput deve informar se foi apresentado documento original, cópia autenticada ou cópia simples, ficando registrada em campo de cadastro específico no SEI denominado “Tipo de Conferência”.

§ 3º Verificando a área responsável que o documento externo não deveria ter sido incluído no processo em que se encontra, deverá mover o documento para o processo adequado, efetuando em ambos os apontamentos relativos ao ocorrido.

Art. 30. O documento resultante da digitalização de original será considerado cópia autenticada administrativamente, e o resultante da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terá valor de cópia simples, não se confundindo com o registro de conferência de documentos descrito no § 2º do art. 29.

Art. 31. O documento apresentado em papel deve ser digitalizado no ato do protocolo, devolvendo-se o original ao interessado, exceto se necessária sua retenção por força de legislação específica.

§ 1º No caso de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização poderá ser efetuada em até 5 (cinco) dias úteis.

§ 2º O documento recebido em suporte físico que seja original ou cópia autenticada em cartório deve ser devolvido ao interessado, preferencialmente, ou ser mantido em guarda da unidade administrativa competente, nos termos da tabela de temporalidade e destinação aplicável.

§ 3º O documento recebido em suporte físico que seja cópia autenticada administrativamente ou cópia simples deve ser devolvido ao interessado, preferencialmente, ou poderá ser descartado após a digitalização, nos termos do caput.

§ 4º É ônus do interessado conservar o documento físico original objeto de digitalização que estiver em seu poder, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo.

§ 5º A Administração poderá exigir, no curso do processo, a seu critério, a exibição do original do documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.

§ 6º Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação, de acordo com o disposto na legislação pertinente.

§ 7º A eliminação de documentos será realizada de acordo com os prazos constantes nas tabelas de temporalidade aprovadas pela Secretaria Municipal de Gestão, mediante procedimento que assegure publicidade e legalidade ao ato, nos termos do Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017.

Art. 32. Todo documento físico digitalizado deverá ter o respectivo Número SEI anotado em seu corpo antes de ser encaminhado para guarda.

Art. 33. O objeto cuja digitalização não seja tecnicamente possível deve ser convertido em arquivo eletrônico por meio alternativo, tal como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar a sua inserção nos autos.

Parágrafo único. Caso o objeto referido no parágrafo anterior não possa ser convertido em arquivo eletrônico, deverá ser identificado como documento físico vinculado ao processo e enviado à unidade competente para custódia.

Art. 34. No ato da juntada do documento, o servidor responsável deve observar se o documento contém informação sigilosa ou pessoal e registrar no SEI a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação vigente.

Art. 35. No caso de documento de procedência externa recebido em suporte físico pelas unidades de protocolo com indicação de informação sigilosa, este será encaminhado sem violação do respectivo grau de sigilo diretamente à unidade competente, que procederá com a sua digitalização e captura para o SEI e posterior devolução ao interessado.

Seção IV

Tramitação de Processos

Art. 36. A tramitação de processos dar-se-á somente no SEI, sendo vedado o cadastramento em outros sistemas com a finalidade de controle da tramitação.

§ 1º A tramitação no SEI não oferece a emissão de comprovante de recebimento do processo, sendo o envio e o recebimento registrados automaticamente pelo sistema.

§ 2º A unidade é responsável pelo processo desde o momento em que este lhe foi encaminhado, não havendo no âmbito do SEI a situação de processo em trânsito.

§ 3º Caso o processo seja encaminhado para a unidade incorreta, esta deverá imediatamente devolvê-lo ao remetente ou enviá-lo para a unidade responsável.

Art. 37. O processo poderá ser encaminhado simultaneamente para quantas unidades for necessário para instruí-lo.

Parágrafo único. O processo somente poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade simultânea de sua análise.

Art. 38. O processo só poderá ser encerrado em definitivo após o devido despacho decisório, nos termos do art. 77 do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, e mediante junção do “Termo de Encerramento”, assinado por servidor competente no âmbito do processo.

Parágrafo único. A reabertura de processo já encerrado deverá observar ao disposto no Capítulo XVI do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, no que couber, e deverá ser acompanhada da junção do “Termo de Reabertura”, assinado por servidor competente.

Seção V

Sobrestamento, Custódia, Relacionamento e Anexação de Processos

Art. 39. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal, observada a legislação pertinente e fundamentada em “Termo de Sobrestamento”, assinado por servidor competente.

§ 1º O documento do qual consta a determinação de que trata o caput deste artigo, juntamente com seu Número SEI e seu teor resumido, deve constar do campo “Motivo” para sobrestamento do processo no SEI.

§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou, ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação.

Art. 40. Para processos cujo sobrestamento não for possível, mas que devam ser custodiados na unidade competente por tempo prolongado, fica facultada a criação de subunidade de custódia no âmbito do SEI, mediante solicitação justificada ao Órgão Gestor.

Art. 41. A anexação de processos deve ser precedida de determinação formal e deverá ser fundamentada em “Termo de Anexação de Processo” assinado por servidor competente, observada legislação pertinente.

Art. 42. A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação fundamentada em "Termo de Desanexação de Processo" assinado por servidor competente no âmbito do processo principal e encaminhada ao Órgão Gestor.

Art. 43. Se for identificada pela unidade competente a existência de processo no SEI no qual novo documento registrado em processo individual deva ser anexado, a correspondente unidade procederá à anexação do novo processo ao processo existente.

Art. 44. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Seção VI

Exclusão e Cancelamento de Documentos

Art. 45. O usuário interno pode excluir documentos que ainda não tenham sido considerados juntados ao processo, nos termos do art. 9º do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015.

Art. 46. Mediante a concessão justificada de perfil especial no SEI, será permitido cancelar documentos juntados ao processo, mantendo-se o registro cronológico de cancelamentos efetivados no âmbito da instrução processual no histórico de andamento do respectivo processo.

CAPÍTULO VII

NÍVEL DE ACESSO

Seção I

Disposições Gerais

Art. 47. Aos autos, informações, dados, correspondências, objetos e documentos do processo administrativo eletrônico serão conferidos os seguintes níveis de acesso:

I - público;

II - restrito, nos seguintes casos:

a) processos que contiverem informações pessoais ou cujo acesso seja vedado por lei, independentemente de classificação de sigilo, nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e dos arts. 61 a 67 do Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012;

b) processos que contiverem documentos preparatórios para a tomada de decisão ou ato administrativo, até a edição do ato ou decisão, nos termos do art. 7º, § 3º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e dos arts. 6º, XII e 23 do Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012;

III - sigiloso, quando se tratar de informação sigilosa classificada nos termos da lei, por ser imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado.

§ 1º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, do Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012 e das demais normas

vigentes.

§ 2º O enquadramento de processo administrativo no âmbito do SEI como de acesso restrito não impede o pedido de informações sobre seu conteúdo, nos termos dos arts. 10 a 14 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e dos arts. 14 a 17 do Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012, tampouco o pedido de vista dos autos, na forma desta Portaria e da Lei Municipal nº 14.141, de 27 de março de 2006, nem pode ser utilizado como justificativa para a negativa de acesso, devendo a solicitação ser apreciada e decidida com base no conteúdo do processo e no sigilo das informações nele contidas.

Seção II

Vista de Processos

Art. 48. A consulta aos documentos e processos sobre os quais não incorra qualquer tipo de restrição de acesso ocorrerá a qualquer momento e sem formalidades, diretamente em módulo de consulta disponível em sítio eletrônico da Prefeitura do Município de São Paulo.

Parágrafo único. A consulta a documentos sobre os quais exista algum tipo de restrição de acesso, observado o disposto nesta Portaria e na legislação pertinente ao acesso à informação, ocorrerá:

I - diretamente por meio do SEI, para o interessado que possa ter acesso; ou,

II - por meio de pedido de vista.

Art. 49. O pedido de vista de processos de acesso restrito deverá ser instruído com documentos que atendam ao previsto nos arts. 41 e 42 da Lei nº 14.141, de 27 de março de 2006, e nos arts. 35 a 37 do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010.

Parágrafo único. Os pedidos de vista de processos sobre os quais não incorra qualquer tipo de restrição de acesso ou aos quais o interessado já possua acesso diretamente pelo sistema serão indeferidos e não suspenderão o prazo de defesa, interposição de recurso administrativo ou pedido de reconsideração, ou apresentação de qualquer outra manifestação.

Art. 50. O pedido de vista no âmbito do SEI será atendido mediante autorização de acesso externo para o interessado, com envio de endereço eletrônico de acesso, disponibilizando todos os documentos do processo ou, mediante justificativa plausível e fundamentada na legislação vigente, somente parte dos documentos em questão.

§ 1º O endereço de acesso ao processo ficará disponível pelo prazo de 30 (trinta) dias corridos.

§ 2º É de responsabilidade do interessado o sigilo sobre o endereço de acesso disponibilizado para consulta do processo.

Art. 51. Tem competência para conceder vista de processos, nos termos do art. 37 do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, a chefia da unidade na qual o processo esteja em análise.

§ 1º Caso o processo se encontre encerrado, tem competência para conceder vista a última unidade que atuou no processo antes de seu encerramento.

§ 2º A localização de processos e a obtenção de informações de sua tramitação poderá ser feita por meio de módulo de consulta disponível em sítio eletrônico da Prefeitura do Município de São Paulo.

Seção III

Requerimento Eletrônico

Art. 52. O requerimento eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI, o qual fornecerá recibo eletrônico de protocolo contendo pelo menos os seguintes dados:

I - número do processo correspondente;

II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;

III - data e horário do recebimento do requerimento; e

IV - identificação do signatário do requerimento.

Parágrafo único. Para todos os casos aplicáveis, o requerimento eletrônico dará ensejo à geração de um documento de arrecadação dos preços públicos, taxas e demais emolumentos relativos ao requerimento de autuação de processos administrativos pelo usuário externo, de forma que o processo só será autuado a partir da verificação de baixa do pagamento do respectivo documento de arrecadação junto à rede bancária, observada a legislação vigente.

Art. 53. A partir da implementação de funcionalidade de emissão e gestão de procurações eletrônicas pelos usuários externos no SEI, serão aceitas procurações emitidas e assinadas diretamente no referido sistema.

Art. 54. Os documentos originais em suporte físico cuja digitalização seja tecnicamente inviável, assim como os documentos nato-digitais em formato originalmente incompatível ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema deverão ser apresentados fisicamente ao protocolo do respectivo órgão ou entidade da Administração no prazo de 5 (cinco) dias contados do envio do requerimento eletrônico que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação da Administração.

§ 1º O requerimento a que se refere o caput indicará expressamente os documentos que serão apresentados posteriormente.

§ 2º O prazo disposto no caput para apresentação posterior do documento em meio físico não exime o interessado do atendimento do prazo processual pertinente, o qual deve ser cumprido com a submissão dos documentos cujo envio em meio eletrônico seja viável.

§ 3º A definição de digitalização tecnicamente inviável de documentos em suporte físico, os formatos e o tamanho máximo de arquivos suportados pelo sistema serão informados em sítio eletrônico da Administração na Internet ou no próprio sistema por meio do qual for feito o requerimento.

§ 4º Caso os documentos apresentados na forma do caput não observem as definições previstas no § 3º, considerar-se-á cumprido o prazo processual na data de apresentação física dos documentos à Administração.

Art. 55. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados na data e no horário do recebimento pelo SEI.

§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.

§ 2º Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte se o vencimento cair em dia em que não houver expediente normal.

§ 3º Em caso de indisponibilidade do SEI por motivo técnico no último dia do prazo, nos termo dos arts. 69, 70 e 71 desta Portaria, considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte.

§ 4º Os prazos deverão ser expressos em dias e contados de forma contínua, nos termos do art. 40 da Lei nº 14.141, de 27 de março de 2006.

Art. 56. As convocações aos usuários externos cadastrados na forma desta Portaria ou de pessoa jurídica por eles representada serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais.

§ 1º Considerar-se-á realizada a convocação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente, certificando-se nos autos sua realização.

§ 2º A consulta referida no § 1º deste artigo deverá ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados do envio da convocação.

§ 3º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, e na hipótese do § 2º, nos casos em que o prazo terminar em dia não útil, considerar-se-á a convocação realizada no primeiro dia útil seguinte.

§ 4º Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da convocação e a abertura automática do prazo processual, bem como poderá ser publicado um Comunique-se no Diário Oficial, nos termos do § 2º deste artigo e observada a legislação vigente.

§ 5º As convocações que viabilizem o acesso à íntegra do processo serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.

§ 6º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da convocação, os atos processuais poderão ser praticados em meio físico, digitalizando-se o documento físico correspondente.

§ 7º Decorridos 10 (dez) dias da convocação sem atendimento, será feita chamada por publicação no Diário Oficial do Município, com prazo de 5 (cinco) dias para cumprimento, sob pena de indeferimento do pedido por abandono.

CAPÍTULO VIII

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

Art. 57. O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo de publicação dos documentos gerados no SEI.

§ 1º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento.

§ 2º A publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI não dispensa a publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC) dos atos administrativos cuja publicação é obrigatória por força de lei ou decreto.

§ 3º Para retificação, republicação ou apostilamento de documento gerado no SEI, deve ser gerado novo documento por meio de funcionalidade própria do SEI, relacionado à publicação anterior.

Art. 58. Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.

Art. 59. Somente tipos de documentos parametrizados no SEI como publicáveis podem ser publicados por meio do Boletim de Serviço.

Parágrafo único. As áreas competentes podem solicitar ao Órgão Gestor a alteração no cadastro do tipo de documento para passar a permitir sua publicação.

Art. 60. O sítio eletrônico de publicação do SEI é público e aberto para amplo acesso pela Internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio ou pedido de vista de processo.

CAPÍTULO IX

MIGRAÇÃO DE PROCESSOS EM PAPEL PARA O SEI

Art. 61. A migração de assuntos e tipos de processos administrativos para o SEI ocorrerá nos termos do art. 18 do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, com redação dada pelo Decreto nº 57.868, de 12 de setembro de 2017.

Art. 62. O procedimento de migração será conduzido pela Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia, em coordenação com a Secretaria Municipal de Gestão.

Art. 63. O procedimento de migração incluirá o levantamento de informações sobre:

I - número de unidades e usuários envolvidos;

II - descrição do tipo de processo;

III - descrição básica do fluxo de tramitação do processo;

IV - relação de documentos que compõem o processo;

V - nível de acesso do processo e dos respectivos documentos;

VI - descrição da infraestrutura de tecnologia da informação disponível para utilização do sistema;

VII - relação de sistemas de informação utilizados na instrução do processo, com descrição de tarefas executadas; e,

VIII - impacto da migração para o trabalho das unidades e os usuários.

Art. 64. A Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia coletará as informações e poderá promover, a critério seu e das unidades envolvidas, evento de simulação do processo no SEI em ambiente de treinamento.

Art. 65. Após a conclusão do procedimento, tendo concluído pela viabilidade da migração, a Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia e a Secretaria Municipal de Gestão editarão Portaria Conjunta estabelecendo o cronograma para migração do tipo de processo ao SEI, nos termos do Art. 18 do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, com redação dada pelo Decreto nº 57.868, de 12 de setembro de 2017.

Parágrafo único. A partir da definição das atividades administrativas cujos processos serão realizados no SEI, nos termos do cronograma previsto no "caput" deste artigo, fica vedada a autuação de processos em meio físico para a realização dessas atividades.

Art. 66. Mediante autorização publicada em portaria conjunta pelas Secretarias Municipais de Gestão e de Inovação e Tecnologia, nos termos do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, com redação dada pelo Decreto nº 57.868, de 12 de setembro de 2017, fica facultada aos órgãos e entidades municipais a decisão de digitalizar os autos de processos em papel para o SEI, desde que o assunto ou tipo de processo já tenha migrado ao SEI, nos termos do Art. 60.

Parágrafo único. Na hipótese prevista no caput, tanto a parte física do processo quanto sua versão digitalizada e o prosseguimento no SEI deverão observar a Tabela de Temporalidade vigente.

CAPÍTULO X

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 67. As unidades devem recusar processos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido autuados no SEI.

Art. 68. Quando da integração tecnológica de sistemas de informação com o SEI, as regras de funcionamento dos sistemas integrados deverão observar o disposto na presente Portaria, bem como o que estabelecem a Lei nº 14.141, de 27 de março de 2006, o Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010 e o Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, especialmente no que concerne às regras de autuação de processos administrativos, à juntada de documentos internos e externos e ao registro dos usuários responsáveis por cada ação no âmbito dos processos administrativos.

Art. 69. O SEI estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.

§ 1º As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com antecedência, por correio eletrônico e em sítio eletrônico próprio na Internet, e realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 22 (vinte e duas) horas dos domingos ou das 20 (vinte) horas às 6 (seis) horas nos demais dias da semana.

§ 2º Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do SEI quando:

I - for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6 (seis) horas e as 23 (vinte e três) horas;

II - ocorrer entre as 23 (vinte e três) horas e as 23 horas e 59 minutos.

Art. 70. Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes serviços:

I - consulta e visualização dos autos digitais;

II - inclusão de documentos e informações nos autos; ou,

III - requerimento eletrônico diretamente pelo SEI ou por meio de sistema integrado.

Parágrafo único. Não caracterizam indisponibilidade do SEI as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário e a rede de comunicação, assim como a impossibilidade técnica que decorrer de falhas nos equipamentos ou programas do usuário.

Art. 71. A indisponibilidade do SEI definida nesta Portaria será aferida por sistema de monitoramento da Secretaria Municipal de Gestão, a qual promoverá seu registro em relatórios de interrupções de funcionamento a serem divulgados em sítio eletrônico próprio na Internet, devendo conter pelo menos as seguintes informações:

I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade;

e,

II - serviços que ficaram indisponíveis.

Art. 72. As dúvidas e casos omissos desta Portaria serão dirimidos pelo Órgão Gestor do SEI.

Art. 73. Fica revogada a Portaria SMG nº 61, de 27 de novembro de 2015.

Art. 74. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua Publicação.

 

Publicado no DOC de 27/04/2018 – pp. 05 a 07

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